Как организовать переезд офиса без простоя: план, роли и частые ошибки

Главное решение — когда переезжать

Чтобы работа не останавливалась, офис перевозят, когда он и так не работает: в выходные или ночью. Самая надёжная схема — начать в пятницу вечером и закончить в воскресенье. Так мы перевозили офис KazAid: 20 рабочих мест из бизнес-центра в коттедж за два выходных дня, а в понедельник сотрудники пришли в готовый офис.

Если офис большой и за выходные не успеть — переезжайте по отделам: сначала те, кто меньше зависит от общей инфраструктуры, в конце — серверная и руководство.

Кто за что отвечает

• Ответственный от компании — один человек, который принимает решения на месте, знает план рассадки и подписывает акт. Без него бригада будет ждать ответа на каждый вопрос.
• Системный администратор — отключение и подключение серверов, сети, телефонии; проверка, что на новом месте готовы интернет и розетки.
• Сотрудники — каждый собирает содержимое своего стола в отдельную коробку и подписывает её. Коробки заранее запросите у перевозчика. Так на новом месте нет хаоса и поисков «где мои вещи».
• Бухгалтерия или делопроизводство — архив и документы. Их лучше складывать не в коробки, а в прочные клетчатые сумки-баулы: бумага тяжёлая, и дно коробки под ней часто не выдерживает. Документы с ограниченным доступом упаковывают и опечатывают отдельно.
• Секретарь или помощник руководителя — список ценного из кабинетов руководителей: дорогая мебель, сейфы, коллекционные напитки, подарки. Список передают перевозчику заранее — тогда эти вещи упакуют и повезут отдельно, с особым вниманием.
• Перевозчик — согласования с бизнес-центром, упаковка, разборка, перевозка, сборка и расстановка.

Пошаговый план

1. Оценка объёма. Оценщик выезжает бесплатно: считает мебель, технику, сейфы и серверы и фиксирует цену в договоре.
2. Согласование с обоими зданиями. Грузовой лифт и время работ, пропуска для бригады и машины, место для разгрузки, требования к защите полов и стен. Узнайте размеры лифта: станет понятно, что придётся разбирать или нести по лестнице. Эти формальности мы берём на себя.
3. План рассадки. Схема нового офиса с номерами кабинетов и рабочих мест — хотя бы от руки.
4. Маркировка. Каждый стол, кресло, тумба, шкаф и коробка получают метку «кабинет — место», например «305-07». Удобно добавить цвет для каждого отдела. Тогда на новом месте всё сразу ставится по плану.
5. Упаковка. Техника — в антистатическую упаковку и коробки, мониторы — отдельно, мебель — в стрейч-плёнку и картон, архив — в клетчатые сумки-баулы, вещи со столов — в коробки по сотрудникам.
6. Разборка мебели — только там, где она нужна. Фурнитура каждого стола — в свой подписанный пакет. Небольшие шкафы разбирать не нужно (об этом ниже).
7. Перевозка рейсами по плану: сначала мебель, потом техника и коробки, чтобы на новом месте их было куда ставить.
8. Сборка и расстановка по плану, подключение техники.
9. Уборка и вывоз. Упаковку забираем, а старую мебель, которая не едет, разбираем и вывозим на утилизацию.

Подробный чек-лист по неделям — в статье «Организация переезда».

Какие шкафы не нужно разбирать

Небольшие офисные шкафы для одежды и документов лучше перевозить собранными. Для них у нас есть специальные низкие тележки, а грузовики с высоким бортом 2,5 метра позволяют поставить шкаф в кузов стоя. Условие одно — фасады не должны быть стеклянными. Если стекло есть, его снимают и упаковывают в пузырчатую плёнку, а корпус едет целиком. По нашему опыту, это сокращает время переезда примерно на 20%: ни разборки, ни сборки, ни потерянного крепежа.

Большие столы, которые не входят в лифт

Если в офисе есть столы, которые не помещаются в лифт, предупредите перевозчика заранее. Бригада оценит спуск по лестнице и возьмёт защиту для углов столешницы: на поворотах лестничных маршей углы бьются чаще всего. Большой конференц-стол в переезде KazAid пришлось спускать с 8 этажа вручную, пролёт за пролётом, — и всё прошло чисто именно потому, что спуск спланировали заранее.

Серверная и IT

Серверы, коммутаторы и ИБП перевозят отдельно от остального офиса. Перед отключением администратор делает резервные копии и фотографирует подключение кабелей. Оборудование пакуем в антистатические материалы и фиксируем в машине отдельно, а на новом месте помогаем с установкой. Важно заранее проверить, что в новом помещении готовы электричество, сеть и место под стойку, — иначе офис переедет, а работать не сможет.

Кабинеты руководителей и сейфы

В кабинетах руководителей обычно стоит самое дорогое: мебель из массива, сейфы, коллекционные напитки, подарки партнёров. Составьте список таких вещей заранее и передайте его перевозчику. Бригада будет знать, что требует отдельной упаковки и особой аккуратности, а вы — что ничего не потеряется среди коробок. Сейфы с документами переносят опечатанными; если сейф тяжёлый и лифта нет, нужен такелаж.

Переезд магазина и склада

В магазине главная задача другая — не остановить продажи. Поэтому переезжают поэтапно: товар упаковывают и перевозят по зонам, стеллажи и витрины разбирают в последнюю очередь, а на новом месте сначала собирают торговое оборудование и только потом выкладывают товар. Старое оборудование и вывеску можно сразу демонтировать и вывезти.

Из чего складывается стоимость переезда офиса

• Объём — количество рабочих мест, шкафов, техники и коробок, а значит, число рейсов.
• Этажи и лифты на обоих адресах; есть ли грузовой лифт и поместится ли в него мебель.
• Разборка и сборка мебели, упаковка и упаковочные материалы. Чем меньше нужно разбирать, тем быстрее переезд.
• Особые предметы — серверная, сейфы, крупногабаритная мебель.
• Дополнительные работы — вывоз старой мебели, хранение.

Расценки по форматам — на странице переезд офиса под ключ.

Документы для юридических лиц

Работаем по договору с фиксированной ценой, безналичный расчёт, ЭСФ, акты и закрывающие документы. Участвуем в тендерах на портале государственных закупок — переезд KazAid мы выполнили именно так. Подробнее — на странице для бизнеса.